任何一场活动策划都离不开舞台、AV设备和照明，因为舞台所以才有美的展现，因为视听灯光设备所以才让美更加炫目多彩。上海活动策划公司在每一场活动之前要反复检查所有设备是否达到硬性标准，确保活动的顺利进行。
舞台、视听和灯光设备的搬运、安装、试音、拆卸等工作需要的时间都提前做好准备。灯光效果可以有效的创造氛围，甚至可以在活动进行过程中改变整体气氛。可以创造出意想不到的效果。安置和恰到好处的近光源、具有专业效果的电池蜡烛或普通蜡烛（如果允许使用）都可以有限的成本创造出满意的气氛。彩色旋转灯的成本不高，还可以产生明显的视觉效果。
如果资金充足，可以考虑以全方位的镭射光特效来结束整个活动，用聚光灯照射桌面，让房间沐浴在不断变换的彩色灯光之中，通过特别定制的遮光黑布交信息照射出来，或者将活动想要传达的信息或者公司名字展示在墙上或舞池中。特效的灯光也可以保持静止不动，也可以在房间内舞动。有一次，我们去策划一场活动，把布帘轻盖在天花板上，并将一个个不断变幻闪烁的小亮光照射在布帘上面，从而产生繁星点缀苍穹的效果。类似的创意数不胜数，还有一次我们用移动的遮光黑布在宾客到达的时候制造出有创意的视觉效果。所谓遮光黑布是通过金属或玻璃上剪下一个轮廓制作而成的。透过它可以将照明设备也出的灯光投射到任何表面上。可以使用静止灯光价格低廉，也可以使用智能照明器材，价格较为昂贵，或者还可以在去往宴会厅的通道上使用。
如果活动有乐队伴奏，需要使用舞台、特效灯光和视听设备，一定在保证在签合同之前咨询舞台、灯光和视听设备方面的技术人员。房间的高度，柱子的位置，吊灯的位置，装卸货物的地点，电梯的大小等等方面都会影响到成本。活动策划公司如果提前了解舞台对布景、灯光、视听方面的要求，就可以做到心中有数而且做出更有创意的方案。
如果在活动中使用现场摄录，那么必须让摄影师清楚了解贵宾坐在什么位置。为摄像人员准备一张座位表以及一份详细的舞台活动安排流程表，以便于其了解任何时摄像机聚焦在何方。
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